A prestação de contas de projetos culturais pode se mostrar como um verdadeiro desafio, especialmente para artistas iniciantes, que nunca utilizaram verbas públicas ou qualquer programa de incentivo. Porém, agir de maneira transparente e segura é muito prático, e nós ensinaremos como!
A prestação de contas começa no planejamento do projeto cultural
Há quem se engane e pense que só deve prestar contas assim que o evento acaba. Mas, não é como a banda toca! O artista precisa planejar muito bem o seu evento, seja ele qual for, se quiser usufruir da captação de verbas públicas ou de quaisquer outros programas de incentivo. Isso porque, não basta acordar uma quantia para a realização do evento e, depois, perceber que será necessário arrecada mais. Isso trará problemas e pode inviabilizar o acesso a incentivos como a Lei Rouanet, por exemplo.
Comece planejando seu evento, certifique-se do quanto precisará ser gasto e obtenha as verbas necessárias.
Organização é tudo na prestação de conta de projetos culturais
Com isso, podemos entender que parte da prestação de contas começa antes mesmo do evento ser realizado. Tudo bem deixar uma parte para o final, já que é lá que acontece a conferência e o artista se certifica de que tudo foi realizado conforme o previsto, sem estourar o orçamento de forma alguma.
O problema é deixar tudo para o final. Essa é uma péssima ideia! Informações acumuladas e a falta de registro podem se tornar verdadeiros pesadelos. Portanto, armazene e organize os documentos assim que eles forem gerados. Assim, você não precisa ficar se preocupando depois, e já consegue prestar contas conforme tiver notas fiscais, demonstrativos e quaisquer outras formas de comprovação.
A Lei Rouanet, por exemplo, funciona online. Então, conforme os documentos vão sendo obtidos, já é possível realizar seu upload no sistema em rascunho. Dessa forma, criar os relatórios que você precisa será muito mais fácil.
Cuidado com as alterações!
Um erro clássico é realizar alterações no projeto sem autorização. Pode surgir uma necessidade extra, ou você descobre que precisará de mais equipamentos, pessoal ou quaisquer outros elementos para fazer o evento acontecer. Isso é normal, mas não significa que você deva realizar mudanças a torto e a direito sem permissão. Depois de solicitar as verbas, apresentar um projeto incompatível com o que havia sido apresentado anteriormente provavelmente irá resultar em rejeição.
Além disso, vale a pena lembrar que os gastos com publicidade e divulgação DEVEM ser inclusos no orçamento do seu projeto. Se você está recorrendo a verbas públicas para a realização de um projeto cultural, é porque não pode bancá-lo por conta própria. Logo, pensar na divulgação depois de enviar o orçamento do projeto e receber aprovação será uma bela dor de cabeça – que você deve evitar.
Conte com uma contabilidade especializada
A prestação de contas para projetos culturais é imprescindível, e para garantir o sucesso na execução do seu evento, é necessário contar com ajuda profissional. Apenas uma contabilidade para artistas, como a Confirma, pode colaborar com você do jeito que seu projeto precisa!
Apresente sua proposta de projeto cultural para nossa equipe. Juntos, vamos discutir as possibilidades e trabalhar para garantir que a aprovação aconteça o quanto antes, dentro de todos os conformes de transparência.
