Ainda que planejar eventos culturais seja algo complexo, com a orientação correta, é possível evitar erros e retrabalhos.
Se você pretende criar um evento ou projeto cultural, precisa saber como realizar o planejamento nos mínimos detalhes. Por isso, separamos algumas dicas que farão toda a diferença durante cada etapa dos seus planos.
Vamos conhecer?
Como Planejar Eventos Culturais
O planejamento de eventos culturais deve acontecer com muita antecedência. É preferível passar vários meses cuidando de tudo, que acabar tendo dores de cabeça porque algo não saiu como deveria. Imprevistos sempre acontecerão, e o que define o sucesso em lidar com problemas é como você faz a gestão de riscos.
Essa parte da gestão de riscos é algo que deve entrar em seu planejamento e definir alguns pontos-chave, como a estrutura, o uso de recursos extras, entre outros.
Ao planejar o evento, será necessário definir:
- A temática do evento
- Onde e quando o evento será realizado
- A duração do evento
- Quantas pessoas devem participar?
- Qual é a estrutura necessária?
- Qual o objetivo do evento?
- Quais os riscos envolvidos? (problemas que podem impedir a realização do evento)
Ao descrever cada um destes itens e responder as perguntas com bastante atenção, você poderá definir o orçamento do evento, já considerando aquele extra, caso algo dê errado e seja preciso adquirir novos equipamentos, entre outras situações de risco.
Saiba também o lucro que você pretende ter com seu evento, o objetivo e o orçamento que é necessário para a sua realização, bem como para o alcance das metas criadas.
O formato do evento conta bastante. Por isso, você precisará garantir que seu planejamento siga rigorosamente os requisitos para a realização do projeto dentro do espaço pré-determinado, seja ele externo, alugado ou próprio.
Checklist de Preparação para o seu Evento
Você precisará:
- Definir o espaço onde o evento será realizado;
- Conseguir o alvará para o seu evento (no caso de locais externos ou espaços alugados);
- A contratação de artistas (caso seja necessário);
- Contratação da equipe auxiliar (limpeza, controle de entrada, segurança, apoio etc);
- Adquirir a sinalização para banheiro, saídas de emergência, bares etc (no caso de realizar um evento externo ou em local sem esses elementos);
- Comprar equipamentos de iluminação, som etc;
- Venda de alimentos e bebidas, caso seja necessário (é muito recomendado);
- Definir como acontecerá a venda de ingressos, se será presencial, pela internet e, neste caso, qual a plataforma;
- Check-in e controle de entrada.
Por que alguns eventos não têm o sucesso esperado
Alguns eventos sofrem por não terem as expectativas atendidas. Isso acontece por falhas no planejamento, além de motivos externos. É importante definir um público-alvo, a atração principal do evento e, em seguida, as atrações secundárias. Desta forma, fica fácil trabalhar a comunicação do evento e garantir uma estratégia de divulgação e vendas mais sólida.
Eventos são experiências. É preciso tratá-los como acontecimentos incríveis, que marcarão a vida de quem assistiu ou participou deles. Isso, é claro, a menos que seja algo com grande recorrência.
Definindo o público-alvo do seu evento
Existem algumas perguntas que facilitam a definição do público-alvo e o planejamento do evento como um todo. Para garantir que tudo esteja dentro dos conformes, registre:
- O público-alvo do evento é específico ou geral?
- Qual a faixa etária do público-alvo?
- Quais são os principais interesses deste público (atividades que gosta de realizar, gostos como arte, gastronomia, música alternativa, teatro, leitura etc)?
- Que outros eventos culturais o público frequenta?
- Quais as redes sociais e canais usados pelo público-alvo para conversar, procurar eventos e interagir com eles?
Com essas informações em mãos, seu trabalho será muito mais estratégico e poderá, em muitos níveis, ser simplificado.
